Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы № 159 бұйрығымен бекітілген
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметін көрсету қағидаларының 4-тармағына сәйкес, мемлекеттік қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша өтінішпен жүгінеді:
- қызмет көрсетушінің кеңсесіне;
- «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамына;
- «электрондық үкіметтің» веб-порталы egov.kz арқылы.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 9 тамыздағы № 215 қаулысымен бекітілген
Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтерде толықтыру, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларының 451-тармағына (5-параграф. Архивтік анықтамаларды, архивтік үзінділерді және архивтік көшірмелерді рәсімдеу тәртібі) сәйкес:
«Архивтік анықтамада мәліметтер архивтік құжаттарда қалай баяндалса, сол күйінде беріледі».
Архивтік құжаттардағы мәліметтердің алшақтығы, сәйкессіздігі, жекелеген деректердің дәл келмеуі, атаулардың дәл көрсетілмеуі, аты-жөнінің, әкесінің атының, инициалдарының болмауы немесе олардың біреуінің ғана болуы, анық оқылмайтын, автор түзеткен, түпнұсқа мәтінінің бүлінуіне байланысты оқуға келмейтін тұстар архивтік анықтама мәтінінде жақша ішінде көрсетіледі:
(«Құжатта осылай көрсетілген», «Түпнұсқа мәтінде осылай», «Мәтін оқылмайды»).
Қағидалардың 452-тармағына сәйкес:
«Архивтік анықтама мәтінінде өзгерістер енгізуге, түзетулер жасауға, түсініктемелер беруге, сондай-ақ архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының жеке қорытындыларын көрсетуге жол берілмейді».
